Ao substituir o papel pelo sistema digital, a gestão Kireeff economiza dinheiro, agiliza processos, dá segurança ao contribuinte e respeita as árvores
(Na foto, prefeito em exercício, Guto Bellusci, e o técnico Marcio Horaguti, num dos arquivos da Prefeitura)
Muitas medidas tomadas pela atual administração municipal não aparecem para o público, porque são internas, têm pouca visibilidade e praticamente nenhum espaço na mídia. Mas envolvem os interesses dos munícipes de todas as gerações, direta e indiretamente. Uma dessas medidas trata da redução do uso de papel. Desde o início da gestão do prefeito Alexandre Kireeff a Prefeitura busca substituir os impressos por processos modernos como a digitalização de documentos. Scanner de Microfilme, Scanner A3 e Scanner A4 são utilizados para agilizar a busca da informação e preservação do passivo de documentos.
Desde o ano passado está em atividade um desses aparelhos, o Scanner de Microfilme, que fornece dados e informações de maneira digital, extraídos dos arquivos que estão em suporte de microfilme, aos contribuintes locais e aos residentes em outras regiões. A meta é reduzir rapidamente o consumo de papel, embora por um bom tempo não se poderá prescindir desse meio.
Os benefícios dessa substituição são muitos: redução de custos, segurança nos arquivos, redução de riscos como sinistros e deterioração do papel, rapidez na pesquisa e emissão de documentos, redução dos espaços ocupados por caixas e mais caixas de arquivos, segurança da informação para o contribuinte. E uma contribuição ambiental fantástica: as árvores, por exemplo, agradecem. A redução da matéria-prima celulose, utilizada na fabricação do papel, é um ponto a ser prezado na troca do papel pela tecnologia digital. O passivo ambiental, hoje, para produção de papel é absurdo.
O técnico de Gestão Pública, Márcio Horaguti, um entusiasta da modernização, informa que o emprego de novas técnicas já avança em algumas áreas no arquivo público através da digitalização de acervos documentais da Secretaria de Fazenda, Controladoria, e outros. Novas medidas processuais vêm sendo adotadas para que os papéis sejam substituídos por processos digitais, inclusive com assinaturas eletrônica. Ele garante que a redução do consumo de papel pode ocorrer em todos os setores, pela substituição e, de imediato, pela racionalização no uso do papel – medida que faz parte de um contexto amplo de racionalidade e economia de custos na Prefeitura de Londrina. É com o dinheiro da economia de custeio dentro da Prefeitura que se faz melhorias na Saúde, nas Escolas e se contrata mais médicos e professores, disse recentemente o prefeito Kireeff, ao comentar melhorias na Educação e contratação de professores e médicos.
Os arquivos de documentos representam cerca de 40 mil caixas, somando aproximadamente 32 milhões de páginas. Para alocar em um único espaço seriam necessários mais de 1.000 m2 de acervo. O Arquivo Público recentemente adquiriu 100 estantes arquivos, que absorvem 4.200 caixas arquivos a mais para o acervo.
Menos papel
Ano passado – ao montar uma estratégia de economia dos gastos públicos e agilizar o atendimento – o prefeito Alexandre Kireeff se impressionou com a quantidade de papel que a Prefeitura vinha gastando: cerca de 1,5 milhão de folhas/mês. O prefeito determinou medidas de redução e o planejamento para a imediata substituição de papéis por tecnologia digital. A substituição não ocorre do dia para a noite, mas está avançando. É um bom investimento.
Ao visitar esta semana o Arquivo Público, o prefeito em exercício, Guto Bellusci, também mostrou preocupação com a conservação e preservação de documentos. A economia de papel é um assunto de gestão e a substituição do impresso é uma meta a ser perseguida e ela está avançando na administração Kireeff.
Foto: Vivian Honorato
