A sensibilização de 127 representantes de secretarias e órgãos municipais integra o trabalho de consultoria para Gestão de Arquivo Público Municipal
Como parte das atividades de consultoria para Gestão de Arquivo Público, 127 servidores participaram, nesta quarta (25) e quinta-feira (26), de seminário de sensibilização sobre gestão documental. Os servidores representam cada uma das secretarias municipais e órgãos do Município, exceto companhias e empresas de economia mista.
O curso é desenvolvido pela empresa Insite, contratada pelo Município para prestação de serviços em Gestão Documental, através do processo licitatório nº 139/2016. A iniciativa faz parte da Ação 1 do Programa de Modernização da Administração Tributária e da Gestão dos Setores Sociais Básicos (PMAT).
O seminário possui quatro horas de duração, e os participantes recebem certificado e material de apoio. O conteúdo programático abrange os seguintes temas: o arquivo na administração pública; a informação e os documentos; políticas públicas de informação; a importância da gestão de documentos; grau de sigilo das informações; ciclo vital dos documentos (teoria das três idades); e funcionamento e manutenção do arquivo.
Segundo a diretora de Gestão de Informações e Arquivo Público da Secretaria Municipal de Gestão Pública, Fabiana Borelli, os cursos têm como objetivo disseminar o conhecimento e a importância do cuidado com os documentos produzidos no Município. “Eles aprendem, superficialmente, alguns conceitos arquivísticos para que possam entender o que é a gestão de arquivos. Na próxima capacitação, participam apenas os servidores que integrarão as Comissões de Avaliação de Documentos (CADs), e ali esses conteúdos serão aprofundados”, explicou.
Os integrantes das CADs serão definidos por cada secretaria municipal e órgão público, com base em um perfil traçado pela Diretoria de Gestão de Informações e Arquivo Público, em parceria com a empresa consultora. A capacitação deverá ocorrer em março deste ano.
O trabalho de consultoria em Gestão de Arquivo Público tem duração de 18 meses. Fabiana ressaltou que as atividades, embora iniciais, já contam com algumas ferramentas importantes, como o equipamento Storage, recém-adquirido pela Prefeitura e que será utilizado para arquivamento de imagens, e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
“Esse processo, envolvendo a sensibilização e as capacitações dos servidores, vai permitir a produção dos instrumentos arquivísticos, que são Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manuais de Gestão Documental. Ao final, todos estarão aptos a dar o devido destino para a documentação, seja descarte ou não, pois o trabalho visa trazer bastante segurança e o respaldo legal às ações”, frisou a diretora.
Fotos: Luiz Jacobs
