Representantes de cada órgão municipal vão aprender a maneira correta de preservar arquivos importantes e eliminar documentos inutilizados
Em continuidade à implantação da Coleta Solidária, a Prefeitura de Londrina, por meio da Secretaria Municipal de Gestão Pública e da Companhia Municipal de Trânsito e Urbanização (CMTU), realiza um treinamento de capacitação com interlocutores e motivadores de cada órgão da administração municipal, que são os responsáveis por gerir a instalação da ação em seus respectivos setores.
O treinamento ocorre hoje (25) em dois horários: das 8h às 10h30 para funcionários do período da manhã e das 14h às 15h30 aos servidores do turno vespertino. O tema será a gestão de documentos públicos, ministrado pela diretora de gestão de informações e arquivo público da Secretaria de Gestão Pública, Ana Sílvia Batista.
Conforme explicou a diretora, o objetivo é mostrar quais os procedimentos corretos para a preservação e a eliminação de documentos. “Vou demonstrar como identificar se um documento pode ser eliminado ou não, e qual a temporalidade da documentação, como, por exemplo, se o arquivo pode ser descartado daqui a cinco ou 10 anos”, explicou.
Segundo Batista, mesmo sem a criação de uma gestão formal de documentos, será possível analisar, com base nas noções que serão apresentadas no treinamento, a classificação e a utilidade dos papeis, para que seja dada a destinação correta. Com base nisso, vai ser montada uma tabela temporal de documentos, que organiza a programação de destruição dos arquivos inutilizados.
A diretora exemplificou alguns itens que podem e que não podem ser eliminados: “cópias de diários oficiais, de leis e decretos são descartáveis, mas os originais não podem ser destruídos. Já contratos e Correspondências Internas (CIs) só devem ser excluídos de acordo com seu teor e validade”, salientou. Ana Sílvia Batista lembrou que, por lei, a eliminação só pode ocorrer pelo método de fragmentação dos arquivos, sendo ilegal a prática da incineração. “A queima dos papeis é proibida até por questões ambientais”, ressaltou.
O treinamento será ministrado como preparação para o Dia do Descarte, que acontece em 8 de junho. Nessa data, haverá um trabalho mútuo de descarte de vários itens não mais utilizados nos prédios da prefeitura. Além de documentos, há outros objetos, como listas telefônicas, jornais e revistas antigas.
O Dia do Descarte é mais uma iniciativa para contribuir com a Coleta Solidária, que já está em vigor em diversos prédios da administração municipal, desde o início deste mês. Entre os edifícios, estão a sede da prefeitura, secretarias e outras autarquias. A próxima meta é expandir a ação a escolas municipais e unidades básicas de saúde. “Vale lembrar que alguns colégios já possuem e postos de saúde dispõem de projetos de separação de lixo reciclável, orgânico e rejeito. Nesses casos, resta apenas adequar a destinação”, afirmou a gestora de coleta seletiva da CMTU, Marilys Garani.
A gestora avaliou positivamente os resultados obtidos até aqui com a Coleta Solidária. “Muita gente entra em contato conosco para tirar dúvidas sobre os procedimentos corretos de separação dos resíduos, o que demonstra a preocupação de todos os servidores em fazer parte dessa campanha”, comentou.
(Londrina, 25 de maio de 2010)
