Prefeitura inicia testes de implantação do novo ponto digital para servidores municipais

Após cerca de duas décadas mantendo um mesmo modelo de controle eletrônico de entrada, saída e registros funcionais dos servidores municipais, a Prefeitura de Londrina está modernizando seu sistema para lançar uma nova plataforma de ponto digital. Por meio de ferramenta on-line e multifuncional, será possível fazer os procedimentos de forma remota por aplicativo no celular, com inédita captação de imagem facial, e também em computadores e notebooks. A inovação representará acesso facilitado, mais rapidez, mobilidade, economia, produtividade e segurança nos registros, demandas e controles administrativos.

O período de testes começou na semana passada, com uso da ferramenta pelos servidores das secretarias municipais de Recursos Humanos (SMRH) e Planejamento, Orçamento e Tecnologia (SMPOT), localizadas no prédio da Prefeitura. Também já experimentam o sistema os servidores que atuam no setor da Assessoria de Gestão de Pessoas (AGP) da Secretaria Municipal de Educação, na sede do Jardim Quebec, região oeste, e os professores e gestores da Escola Municipal Maria Cândido Peixoto Sales, no Jardim Santa Fé, região leste. Ao todo, cerca de 170 servidores já testam o sistema.

A previsão é que esta primeira etapa dure um mês ou mais, podendo haver alterações nos cronogramas, sendo o monitoramento mantido diariamente. Nas fases experimentais seguintes, gradativamente outras secretarias, autarquias e órgãos passarão a testar a ferramenta. Em paralelo, durante a fase piloto, todos os servidores continuarão cumprindo o processo do ponto eletrônico atual, como de costume, por motivos de segurança. O lançamento oficial da plataforma ocorrerá em 2027, sem prazo definido.

O novo ponto digital moderniza os componentes já existentes, além de incorporar funcionalidades inéditas. A grande novidade é que qualquer celular com internet – seja conectado à rede wi-fi ou aos dados móveis – terá acesso ao sistema, sendo bem simples usá-lo: basta inserir o login e senha já existente e depois inserir a imagem facial, grande diferencial nesse formato inédito. Assim, o ponto poderá ser registrado remotamente no próprio setor de trabalho e nas atividades externas, quando o servidor não puder acessar algum computador fixo.

Não é necessário fazer download em banco de aplicativos para uso no smartphone, uma vez que o programa é diretamente agregado às informações do sistema operacional de cada aparelho, gerando botão de atalho como um aplicativo convencional. Via georreferenciamento integrado, a tecnologia desenvolvida delimita as áreas das unidades municipais para definir as localizações primárias permitidas. Ao registrar o ponto fora das zonas autorizadas pré-estabelecidas, o programa notifica e pergunta se o servidor deseja realmente efetuar a ação, que poderá ser concluída, mas gerando a informação para a chefia imediata, aprimorando as formas de gestão e controle de jornada.

Tanto no computador quanto pelo celular há menus mais práticos e integrados para apontamentos organizados de entrada, intervalo, retorno e saída. As assinaturas dos pontos passarão a ser todas digitais, encerrando as impressões de milhares de folhas de ponto e arquivamentos manuais, que geram grande volume de papel gasto e tomam tempo de trabalho.

Atualmente, o servidor faz seus registros e possíveis justificativas, imprime e assina o documento manualmente, envia à chefia, que também assina à mão. Quando é preciso enviar atestado médico ou outros documentos extras, estes precisam ser assinados separadamente e anexados ao ponto, com todos os apontamentos manuais até que chegue à Secretaria Municipal de Recursos Humanos.

Banco de horas modernizado – O novo banco de horas, dentro do programa, tem lançamento do saldo de forma mais detalhada, atualizando diariamente e com clareza a margem de horas em banco disponível, realizado ou em pecúnia, dando mais agilidade ao controle próprio pelos servidores e por quem faz os fechamentos.

Com a implementação, horas extras poderão ser solicitadas pelos trabalhadores e autorizadas por chefias em tempo real, o que não ocorria antes, gerando acompanhamento eficaz. E uma opção para ‘marcação extraordinária’ é aberta a justificativas de situações atípicas com linguagem fácil.

Também será possível fazer pedidos de férias cadastrando pelo mesmo sistema, encerrando as demandas que antes precisavam tramitar em processos individualizados por outro ambiente digital, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Mais qualidade e dinamismo – Na avaliação do secretário municipal de Recursos Humanos, Rodrigo Souza, a implantação do novo ponto eletrônico significa um salto expressivo de qualidade dado pela Prefeitura para modernizar seus procedimentos. “Os objetivos são centrados em três pilares. Um deles visa maior produtividade ao trabalho dos servidores, economia de tempo nos registros de ponto para todos, incluindo o acompanhamento das chefias. Outro é aprimorar a qualidade e controle das informações, reduzindo erros, inconsistências, divergências de documentos e retrabalhos. Por fim, queremos ofertar experiência facilitada, dinâmica e cômoda aos servidores, sem a necessidade de todos os fechamentos serem analisados apenas após o fim de cada mês”, valorizou.

Segundo Souza, o sistema é moderno, bastante intuitivo e praticamente não exige treinamentos para utilização. “Temos equipe capacitada para ser referência no acompanhamento e suporte. E os servidores que tiverem dúvidas ou dificuldades podem relatar às suas chefias. As situações vão sendo controladas pelas nossas equipes para que a empresa responsável pelo aplicativo e a DTI consigam reparar e atualizar questões técnicas, quando necessário”, adiantou.

A plataforma digital está sendo desenvolvida pela empresa especializada VS Data, parceira oficial da Oracle no Brasil, e que mantém contrato de prestação com a Prefeitura, incluindo banco de dados e horas contratadas para aplicações e desenvolvimentos de plataformas e soluções web. Neste projeto do ponto eletrônico, a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia (SMPOT) presta apoio técnico e de gestão e integração de dados. Os estudos para implantação começaram em julho e o desenvolvimento do sistema ocorreu em menos de 90 dias. E os investimentos estão inseridos na contratação já existente.

Economia de tempo, ganhos concretos – Outro avanço importante diz respeito à apresentação dos atestados médicos, que poderão ser anexados eletronicamente ao sistema com digitalização ou foto do documento original. Atualmente, é necessário apresentar ao menos uma cópia do documento físico original em formato impresso. “O mesmo valerá para anexar declarações eleitorais do TRE, certidões de luto e outros documentos. Isto facilitará a vida dos servidores que atuam conferindo e fechando os pontos a cada mês, tendo que tratar desses documentos um a um, muitas vezes precisando pedir nova entrega por conta de informações incorretas ou incompatíveis”, informou a diretora de Administração de Pessoal da SMRH, Lusia de Aguiar Silva.

Mais uma novidade é que a solicitação do vale-transporte também passará a ser feita no mesmo ambiente on-line. E a plataforma ainda agrega um mural de avisos e alertas para os servidores, sendo vitrine para ações e serviços de utilidade. Quem cuida dos registros de ponto na Prefeitura, bem como cargos autorizados pelas chefias, terão perfil avançado para operar e monitorar o sistema, contando com funções exclusivas.

Segundo Lusia, trâmites hoje morosos serão solucionados. “A plataforma propicia condições de acabarmos com aquele trabalho minucioso de conferência linha por linha, impactando principalmente secretarias com grande volume de servidores, como as de Educação e Saúde, por exemplo. Além disso, haverá redução drástica no total de impressões de folhas todos os meses, levando em conta que Londrina possui quase 10 mil servidores municipais e todos eles ainda precisam imprimir seus pontos”, acrescentou.

O professor Thiago Valentin Damasceno atua como assessor de Gestão de Pessoas na Secretaria Municipal de Educação, setor de referência na mediação da implantação junto à rede municipal de ensino. Ele frisou que esse período, além de apresentar a tecnologia aos servidores, serve para que os erros e inconsistências possam ser corrigidos. “A parte de geolocalização e outros detalhes técnicos vão sendo adequados, conforme os testes, pela empresa responsável e o setor de TI da Prefeitura. A ferramenta já mostrou que é eficaz e vai alterar muito positivamente o trabalho diário em todo o serviço municipal, permitindo controlar a vida funcional de forma simples e gerando economia. Hoje, apenas na Secretaria Municipal de Educação, são 1.200 matrículas com registros por mês, impressos para análise e lançamento, referentes a 121 unidades de ensino. Fora a quantidade enorme de professores que atuam em Londrina e nos distritos. Isso gera muitas variáveis, conforme a função de cada profissional. Teremos avanços enormes para qualificar esses processos, e estamos empolgados e otimistas”, enfatizou.

Já a secretária municipal de Educação, Thatiane Lopes de Araújo, sublinhou que a tecnologia precisa trabalhar a favor da educação. “Quando conseguimos otimizar o tempo administrativo e tornar os processos mais ágeis, ampliamos nossa capacidade de dedicação para a aprendizagem dos nossos estudantes. Estamos muito felizes com esse projeto piloto em parceria com as secretarias de RH e Planejamento, e tenho certeza que isso irá contribuir ainda mais para a boa qualidade dos serviços já prestados. A ideia é ampliar os testes para mais escolas”, pontuou.

O diretor de Tecnologia da Informação da SMPOT, Marcio Horaguti, disse que a migração da plataforma para um ponto totalmente digital representa ganhos qualitativos importantes. “O sistema novo concentra vários componentes internos capazes de integrar os dados de forma inteligente e responsiva. Os lançamentos, pedidos, acompanhamentos e aprovações podem ser feitos todos diretamente em um mesmo ambiente on-line. A ferramenta está em uso produtivo e poderá ser atualizada conforme as necessidades a partir do uso inicial e seus resultados, permitindo novas inserções e modelagens”, informou.

Nova perspectiva na rotina escolar – Mesmo em fase inicial de testes, a inovação proposta pela Prefeitura já demonstra potencial de transformação na realidade das unidades da rede municipal de ensino de Londrina. A Escola Municipal Maria Cândido Peixoto Sales, no Jardim Santa Fé, região leste, é a primeira a começar a usar a plataforma, desde esta semana. A unidade atende hoje 310 alunos do P4 ao 5º ano, e conta com 27 servidores em sua equipe, entre professores e membros da secretaria. Todos já estão podendo registrar entrada, saída, intervalos e acessar as funções novas pelo celular e no computador.

A diretora da instituição, Francielly Marques Faian, tem sete anos de atuação no local e está à frente do cargo há cerca de dois. Na gestão, ela garante que o novo ponto otimiza substancialmente os trabalhos e vem para ficar. “O sistema é fácil de usar, rápido e permite mobilidade, não sendo necessário o professor sair de alguma atividade ou de uma reunião para procurar um computador. Já é perceptível a mudança e praticidade. O pessoal está gostando e achando ótimo, avaliamos como uma grande inovação. Hoje ainda precisamos, no final de cada mês, parar outras demandas para cuidar das centenas de pontos, um a um. Com um modelo moderno, os professores passam a ter autonomia real para lançar e gerenciar seus dados. E nós ganhamos tempo nas conferências e fechamentos, que são inúmeros e muitas vezes complexos. Há profissionais com cargas horárias distintas e alguns com mais de uma matrícula, gerando mais atenção e aumentando a chance de erros e refazimentos”, avaliou.

Professora de turmas do P5, na Educação Infantil da escola, Juliana Morales possui experiência de 17 anos na rede municipal. Com duas matrículas funcionais e cargas horárias diferentes na unidade, a educadora comprova, na prática, os efeitos positivos do sistema em implantação. “O teste está funcionando muito bem, o uso pelo celular reduz filas para bater o ponto e traz mais comodidade e tranquilidade. Eu preciso registrar dois pontos em horários diferentes, então são algumas vezes por dia tendo que acessar, e realmente facilita bastante para justificar, apontar intervalos, horas extras e outras situações. É uma mudança para melhor que estávamos precisando e será de grande valia nas rotinas. O pessoal da organização dos testes aqui na escola e na Secretaria de Educação está muito empenhado em fazer isso dar certo, e vejo que já está dando. Eles dão todo o apoio para reportarmos as dificuldades encontradas e creio que isso vai ajudar a melhorar ainda mais esses dispositivos novos”, relatou.