Instituída há três anos, a ferramenta digital proporciona mais agilidade e transparência nos trâmites; economia em papel representa R$739 mil em 2018
O funcionamento dos serviços públicos prestados pela Prefeitura de Londrina aos munícipes está sendo aprimorado, dia após dia, por meio de uma plataforma eletrônica que vem gerando ganhos significativos quanto à desburocratização e celeridade na tramitação de processos administrativos, documentos e informações. Trata-se do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que hoje agrega cerca de 200 tipos processuais, abrangendo um extenso rol de tipologias. O instrumento é disponibilizado gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª região (TRF).Ao informatizar os procedimentos, este mecanismo proporciona mais transparência, organização e eficácia aos serviços internos e externos, reduzindo a morosidade da tramitação física.
O SEI foi instituído há três anos pelo Município, via Decreto nº 1.219, de 21 de setembro de 2015.No dia 4 de janeiro de 2019, completará oficialmente três anos de utilização. Em 2017, o Executivo sancionou o uso da versão 3.0 deste sistema, atualizada pelo Decreto nº 6, de 3 de janeiro de 2018, com participação do TRF, Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE), Ministério da Educação (MEC), Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG) e ANATEL.Para institucionalizar o processo eletrônico por meio da ferramenta SEI em toda a Prefeitura também foi instituído o Processo Eletrônico Municipal – Sistema Eletrônico de Informação (PEMSEI), também pelo Decreto nº 06.
Atualmente, a assinatura de todos os decretos municipais, portarias e instruções normativas, além das demandas de processos licitatórios são feitas neste ambiente virtual. O sistema também faz hoje a tramitação de 100% dos processos da Procuradoria-Geral do Município e de grande parte dos da Controladoria-Geral. Abrange ainda integralmente os mais diferentes tipos de pagamentos realizados pela Prefeitura, referente aos diversos contratos e aquisições existentes. A maior parte da demanda da Secretaria Municipal de Recursos Humanos ocorre atualmente via SEI, incluindo documentos oficiais sobre itens como férias, licenças, perícias, promoções, entre outros. Outro aspecto importante é o acesso à Consulta Prévia de Projetos Arquitetônicos.
Quanto aos procedimentos finalísticos, já está vigorando digitalmente a consulta para autorização de eventos, ligada à Secretaria Municipal de Fazenda, bem como o programa de sorteios “IPTU de Londrina dá Prêmios”. A compensação de valores devidos da Prefeitura é outro tipo processual abarcado pela plataforma, bem como as assinaturas de Projeto de Lei (PL), a concessão de uso de bens, certidão de Uso e Ocupação do Solo, procedimentos de Patrimônio e Orçamentários. Também já teve início o trâmite de licenças ambientais da Secretaria Municipal do Ambiente (Sema). Outra novidade a ser tramitada pelo SEI, em breve, serão os processos para alvarás da Vigilância Sanitária.
Segundo o secretário municipal de Governo, Juarez Paulo Tridapalli, a administração pública e os contribuintes são favorecidos com uma série de benefíciostrazidos pelo Sistema SEI, dentro dos avanços do processo de informatização dos serviçosque torna os procedimentos mais ágeis e transparentes. “O SEI está inserido no conceito de governança eletrônica que o Município vem trabalhando para melhorar de forma geral a qualidade dos serviços aos seus usuários, sejam munícipes ou servidores. É um mecanismo que veio para fazer a diferença, pois permite a flexibilização das ações e um controle mais eficaz das informações e tramitações de documentos. A ferramenta está em constante evolução e trará mais novidades em breve, com a inclusão de outros tipos de processos”, destacou.
De acordo com Márcio Horaguti, desde sua implantação, em 2016, até setembro de 2018, o SEI conta com 205 mil processos protocoladose 1,4 milhão de documentos gerados. Hoje são 5.300 os usuários internos da ferramenta e outros 3 mil usuários externos. “Com acesso à internet, as pessoas podem acessar o SEI em qualquer lugar do mundo, de sua casa ou escritório, fator que melhora o acesso às informações e serviços públicos. A migração para o meio digital gera benefícios aos cidadãos, diminuindo, aos poucos, a necessidade de deslocamentos até a sede administrativa da Prefeitura e a outros prédios públicos.
O PEMSEI é um órgão gerido por um Comitê Gestor composto por representantes do Comitê de Desburocratização da Prefeitura, Diretoria de Gestão de Informações e Arquivo Público (DGIAP), da Secretaria Municipal de Gestão Pública, da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia, da Controladoria Geral do Município e da Ouvidoria Geral do Município.
Peticionamento eletrônico – Um dos avanços mais recentes para otimizar o processo eletrônico por meio do Sistema SEI é a função de peticionamento eletrônico, implantado pelo Decreto 1.525, de 2018.Trata-se de um tipo processual que podem ser acessado pela população para a solicitação de serviços.
O primeiro processo disponibilizado para esta funcionalidade é da Secretaria Municipal de Obras e Pavimentação (SMOP). Desde junho, a pasta oferece acesso à Consulta Prévia de Projetos Arquitetônicos, etapa que antecede a aprovação de projetos.O serviço foi informatizado e deixou de ocorrer por meio físico e o peticionamento eletrônico permite que o cidadão acesse o sistema e possa consultar e acompanhar o andamento com mais facilidade. A função colabora para desafogar o fluxo de demandas da Praça de Atendimento da Prefeitura, uma vez que os procedimentos circulam no SEI, além de facilitar o trabalho dos servidores, engenheiros e arquitetos partícipes dos trabalhos.
O ambiente virtual reúne toda a documentação necessária e permite que o solicitante faça a Consulta Prévia, apresentando o projeto de seu imóvel e obtendo os retornos online até a emissão do parecer final dado pela Obras.
De acordo com o gerente de Avaliação de Projetos, da Diretoria de Aprovação de Projetos, Matheus de Melo Barbosa, em 4 meses de uso foram gerados quase 70 processos relativos à Consulta Prévia para projetos. Nesse período, apenas um atendimento referente a este serviço ocorreu presencialmente na Praça de Atendimento da Obras. “Há grandes ganhos na distribuição, gerenciamento e controle dos serviços internos, sendo um dos principais fatores a facilidade para localizar os processos e a integração de documentos em um só local pelo sistema. Ao reunir toda a documentação e descrição dos serviços, o usuário tem mais agilidade em seu pedido. O Sistema SEI traz melhorias para todos”, disse.
Barbosa ainda adiantou que outros quatro processos da Obras estão em fase avançada de mapeamento e devem ser inseridos no SEI no início de 2019. Irão tramitar eletronicamente as funções para Vistos de Conclusão (Habite-se); Aprovação de Projetos, que gera os alvarás; as Vistorias de Obras Particulares e a Defesa de Notificações.“A expectativa é, em breve, aliviar a carga de serviços administrativos da Secretaria e proporcionar melhorias na qualidade dos atendimentos. Com relação à Consulta Prévia, ainda é um processo em estágio inicial e que está sendo aprimorado”, completou.
O PEMSEI é um órgão gerido por um Comitê Gestor composto por representantes do Comitê de Desburocratização da Prefeitura, Diretoria de Gestão de Informações e Arquivo Público (DGIAP), da Secretaria Municipal de Gestão Pública, da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Tecnologia, da Controladoria Geral do Município e da Ouvidoria Geral do Município.
Menos papel, mais economia – Além de modernizar os processos administrativos da Prefeitura de Londrina e de suas autarquias e fundações, dinamizando a prestação dos serviços ao público externo e interno, a implantação do Sistema SEI permite que o Município economize com gastos em papel, reduzindo custos com documentos físicos e contribuindo para a construção de um ambiente mais sustentável. A intenção é fazer com que, até o final desta gestão, todos os processos estejam tramitando no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), eliminando, assim, dentro de três anos, os processos que hoje tramitam fisicamente por meio de papel. Por isso, a data em que ocorreu a instituição do SEI é exatamente o dia 21 de setembro, quando se comemora o Dia da Árvore.
De acordo com Márcio Horaguti, quando a ferramenta entrou em uso, em janeiro de 2015, a Prefeitura imprimia aproximadamente 1.750.000 folhas de papel por mês. “Em 2018, o volume de material impresso mensalmente fica em apenas 1.190.000 páginas, o que representa, em média, 560 mil cópias a menos por mês. A economia anual em papel é de 6.720.000 páginas. Apenas em 2018, até o momento o SEI gerou economia, em dinheiro, no montante de R$ 739 mil”, citou.
