Moderno software vai substituir grande quantidade de papéis na Prefeitura e promover ganho econômico e ambiental
Semanas atrás, uma das pautas da reunião do prefeito Alexandre Kireeff com o seu secretariado foi a economia de papel, uma preocupação que não é nova. O prefeito fez recomendação expressa: todos os departamentos da administração direta e indireta têm que reduzir o uso de papel e adotar ferramentas virtuais. Além da necessidade inadiável de economizar, a questão ambiental também foi considerada. Um técnico da prefeitura apresentou estudos que chamou de “virtualização dos processos”. Papéis começam a ser substituídos pelos documentos virtuais na prefeitura de Londrina. Isto gera economia em dinheiro e poupa a natureza da poluição. O papel é insumo de alto custo e está cada vez mais fora de moda. Substituí-lo é gerar economia em dinheiro e ganho ambiental.
As primeiras medidas para redução do papel recomendadas pelo prefeito já estão em marcha. De acordo com o secretário municipal de Gestão Pública, Rogério Carlos Dias, no próximo mês a Prefeitura assinará termo de cooperação técnica para trazer à Londrina um software de gestão de documentos online criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª região.
O software, conhecido como Sistema Eletrônico de Informações (SEI), permite a digitalização segura de vários tipos de documentos, dispensando o uso do papel e já é utilizado em alguns órgãos públicos do país. Com a implantação, que não terá custo, a Prefeitura de Londrina espera reduzir a produção de fotocópias e impressões utilizadas em processos internos.
O SEI vai trazer economia de trânsito de processos, e não será apenas de papel – diz Rogério: “Teremos economia com transporte, pessoal e combustível, por exemplo, contribuindo para o meio ambiente, como quer o prefeito”. De acordo com Rogério, o sistema reduzirá o número de cópias principalmente nos processos de maior volume de páginas. “A nossa intenção é a de usar a boa prática – como a já adotada por alguns órgãos da Justiça Federal – que elimina muito papel utilizando o sistema eletrônico”.
Segundo o secretário, após a assinatura do termo de cooperação técnica o município terá um prazo de 120 dias para realizar testes, migrar banco de dados e capacitar pessoal para aplicar o novo sistema. A implantação e treinamento ficarão a cargo de uma equipe especial do TRF-4, que virá a Londrina para auxiliar a Prefeitura na implantação do SEI. A previsão é de que o sistema esteja operando nos órgãos da administração municipal no início de 2015.
Consumo racional
De acordo com o Diretor de Gestão de Informações e Arquivo Público da Secretaria de Gestão Pública, Márcio Horaguti, o implementação do software fornecido pelo TRF-4 permitirá à Prefeitura realizar o chamado Mapeamento de Processos de Negócios (BPM), que será feito através do sistema SEI. “Empresas que realizaram com sucesso o BPM reduziram consideravelmente o consumo de papel, economizando dinheiro e contribuindo para a preservação do meio ambiente”, diz Horaguti.
Enquanto a Prefeitura não implanta as ferramentas necessárias para o controle digital, a Diretoria de Gestão de Informações iniciará uma campanha interna pela sustentabilidade ambiental, incentivando a economia de papel e a digitalização de documentos. “Divulgaremos internamente informações sobre o consumo de papel da Prefeitura, para que o servidor pense duas vezes antes de imprimir uma folha sem necessidade”, esclarece o diretor.
