Prefeitura implanta Política de Gestão Documental
Regulamentação garante racionalização da guarda de documentos, ajudando na eliminação dos possíveis e manutenção dos necessários
Pensando na racionalização dos documentos públicos gerados pela administração direta e indireta, a Prefeitura de Londrina, por meio da Secretaria Municipal de Gestão Pública (SMGP), implantou pela primeira vez a Política de Gestão Documental e oficializou um plano de classificação de documentos.
A partir de agora, todas as secretarias e autarquias municipais deverão seguir a regulamentação e a Tabela de Temporalidade e Destinação desses registros, para dar mais eficiência na guarda, eliminação ou manutenção de seus documentos. Isso facilitará a organização e a consulta dos arquivos, assim como poderá reduzir os espaços físicos usados para tanto.
Segundo a gerente de Arquivo Público da Prefeitura de Londrina, Fabiana Borelli Amorim, isso é importante porque somente na sede do Arquivo Público Municipal há mais de 20 mil caixas de documentos, principalmente com o acervo da Secretaria de Fazenda, Recursos Humanos, e outros históricos, além das autarquias e órgãos municipais que foram desativados com o passar dos anos. Além disso, secretarias de grande porte, como a Saúde, Assistência Social e Educação guardam seus registros em suas próprias sedes.
O tempo mínimo de manutenção de documentos públicos é de um ano e o máximo de 45 anos, quando não permanente (que não podem ser eliminados). “O papel ocupa muito espaço e não tem uma vida útil muito longa, por isso o grande benefício da política de gestão é gerir o passivo documental, o que oportuniza economia de espaço físico e de recursos financeiros. Historicamente, o Município é um grande gerador de documentos e, há muitos anos, as secretarias e as autarquias esperavam por isso”, disse a gerente.
Para que a política de gerenciamento documental fosse implantada foi preciso realizar um trabalho intenso durante os anos de 2017 e 2018. No início de 2017, foram feitas sensibilização e capacitação de cerca de 130 servidores. Através de um curso, eles aprenderam as noções básicas de guarda documental, sua finalidade, manutenção e prazos e se organizaram em comissões técnicas. Além disso, foram feitos levantamentos de informações e diagnósticos da situação, em que a empresa de consultoria contratada por licitação auxiliou os funcionários.
Com estas informações em mãos, a Prefeitura conseguiu elaborar uma tabela com 130 páginas de tipologias de documentos de acordo com as atividades executadas em cada secretaria e autarquia. Entre os documentos elencados estão CIs, relatórios, declarações, certidões, certificados, contratos, ajustes, decretos, minutas, correspondências, projetos, registro e outros específicos de cada secretaria, como os relativos aos processos de tributos, da liberações na área ambiental, de obras e pavimentação, construção e outros. A Tabela de Temporalidade e Destinação pode ser acessada pelo portal da Prefeitura, no www.londrina.pr.gov.br, ou pelo link https://goo.gl/mpN5Rd.
Para os servidores e demais interessados foi criada uma página específica com todas as informações de arquivologia, que está disponível no www.londrina.pr.gov.br/arquivopublico. Atualmente, três profissionais com formação superior atuam no Arquivo Público de Londrina, mas a expectativa é que um arquivista seja contratado até o final do primeiro semestre de 2019 para ajudar nos trabalhos.
O descarte ou a guarda permanente dos registros e documentos públicos segue a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Por isso, sempre que for necessário descartar documentos públicos, eles deverão ser publicados no Jornal Oficial do Município (JOM) e o cidadão interessado em guardá-lo poderá requerê-lo em até 30 dias. Os decretos que instituem a nova política podem ser consultados no Jornal Oficial do Município nº 3.677, de segunda-feira (17), sob os números 1.606 e 1.607.
Foto: Arquivo
